Par le biais de ses propres programmes et d'échanges avec des organisations nationales et internationales, Pêches et Océans Canada a acquis un grand volume de données scientifiques et d'informations au cours des ans qu'il gère à l'aide de procédure développées au fil des ans. Étant donné que ces ensembles de données historiques constituent une précieuse ressource irremplaçable pour le Ministère, il est essentiel d'élaborer et de mettre en œuvre une politique relative à la gestion des données de Sciences et Océans afin d'assurer la conservation et la mise en valeur de ces données tout en facilitant leur utilisation efficace et appropriée. Il est reconnu que cette politique doit être cohérente avec les nombreuses ententes de partage des données que le Ministère a conclues avec des organismes externes du Canada et des organisations internationales ainsi qu'avec les obligations associées à ces ententes. La politique devra être suffisamment souple pour permettre de nouveaux partenariats propices et adaptés aux nouvelles priorités. Cette politique a pour but de protéger les archives présentes et futures de données scientifiques, de renforcer et promouvoir l'interconnectivité des données, d'optimiser l'utilité des données existantes au moyen de normes et de déterminer des façons rentables de gérer les archives de données. La mise en œuvre d'une telle politique est conforme à l'initiative du Gouvernement du Canada de rationaliser et d'améliorer le rendement global de ses archives de données.

Cette politique est fondée sur les priorités actuelles du Ministère, notamment :

Toutes les données scientifiques du MPO doivent être gérées dans le cadre d'un système intégré auquel les centres régionaux, zonaux et nationaux peuvent accéder. Le service des données sur le milieu marin (SDMM) du secteur Sciences assurera au besoin la coordination entre les centres régionaux, zonaux et nationaux afin de voir à ce que toutes les données soient gérées de façon appropriée. S'il n'existe pas de centre de données dans une région, les gestionnaires de Sciences et Océans devront désigner et supporter des postes dotés inderterminés de base A qui comprendront les responsabilités associées à la gestion des données.

Le SDMM continuera d'agir à titre de centre national de données pour les données du Ministère et partagera de façon appropriée les fonctions d'archivage avec les centres de données régionaux existants et servira de point de contact primaire pour les échanges internationaux de données, sauf dans le cas où le SMA de Sciences ou le SMA d'Océans a désigné par écrit un autre centre de données comme point de contact primaire.

Le système intégré des centres de données aura les responsabilités suivantes:

De concert avec le personnel régional, le SDMM peut fournir n'importe lequel ou tous les services énumérés ci-dessus au nom de la Région, si celle-ci en fait la demande.

Les gestionnaires de Sciences et Océans ont la responsabilité de s'assurer que les collecteurs de données sous leur direction transmettent leurs données ainsi que les données recueillies en vertu d'un contrat ou d'un partenariat avec d'autres organismes au centre de données approprié de façon opportune. Il est important de s'assurer que les données sont rapidement transférées dans un environnement « géré » où elles seront sauvegardées de façon appropriée et mises à l'abri de toute perte accidentelle ou circonstancielle et où les métadonnées essentielles seront intégrées aux données afin de préserver l'utilité à long terme d'un ensemble de données.

« De façon opportune » signifie (a) que les ensembles de données seront soumis immédiatement après le traitement des données; (b) que la transmission des données ne sera pas retardée pendant l'analyse, le traitement statistique, l'interprétation et la publication; et (c) que la transmission des données comprendra les métadonnées préparées par le collecteur de données pour accompagner l'ensemble de données et documenter les méthodologies et autres détails nécessaires afin que les autres individus soient conscients des restrictions potentielles des données.

Cette politique touche les données énumérées à l'annexe 1 ainsi que toute autre donnée scientifique créée ou acquise par le MPO.

Cette politique peut faire exception si : (a) le gestionnaire responsable et le centre de données responsables se sont entendus sur le fait que les données en question ne sont pas appropriées pour fins de transmission ou (b) il peut être démontré qu'il existe un ordre juridique (c.-à-d. des exigences légales de conservation) qui empêche catégoriquement la transmission des données exclues ou (c) une extension de la politique ou une exemption est demandée pour d'autres raisons et accordée par écrit par le Directeur régional des Sciences/Océans.

Le transfert des données au centre de données responsable ne signifie pas que tous y auront accès. Par conséquent, les préoccupations portant sur l'accès ne constituent pas une raison valable de ne pas soumettre des données. Le Directeur régional des Sciences/Océans est responsable de désigner les données comme ayant été classifiées afin d'interdire l'accès à des données qui ne peuvent pas ou ne doivent pas être accessibles à tous.

Les données scientifiques du MPO sont des ressources publiques et elles sont sujettes à l'accès complet et ouvert dans les deux ans suivant leur acquisition. Dans les cas où, selon l'opinion du Directeur régional des Sciences/Océans, il peut y avoir un danger d'interprétation inexacte ou incorrecte des données, des mesures doivent être prises pour s'assurer que les utilisateurs potentiels soient bien prévenus de cette possibilité. Une personne ressource doit être nommée afin de pouvoir aider à utiliser et à interpréter correctement les données.

Cette politique peut faire exception si l'une ou plusieurs des conditions énumérées ci-dessous sont remplies :

Lorsqu'il existe un doute ou un différend sur le fait qu'un ensemble de données réponde à la 2e ou à la 3e condition, il faut rechercher un conseil juridique et le suivre.

Les ententes futures avec des tiers pour l'acquisition ou l'échange de données auront certainement des répercussions sur la gestion des données au MPO et elles doivent donc être approuvées par le CNDS afin d' être cohérentes avec cette politique.

Toutes les propositions et les plans de projets scientifiques doivent mettre en évidence l'existence d'un plan détaillé de gestion des données ou doivent en élaborer un si l'infrastructure existante ne peut répondre adéquatement aux exigences du projet afin de tenir compte de la gestion des données scientifiques recueillies pendant la vie du projet sous-jacent. Ce plan doit comprendre des stratégies et des échéanciers de transfert des données au centre responsable des données. Le budget associé au projet doit clairement indiquer la répartition des ressources pour la gestion des données et la façon dont ces ressources seront utilisées. Le Directeur régional des Sciences/Océans ou son désigné sera responsable d'effectuer des revues périodiques des activités relatives à la gestion des données pour s'assurer qu'elles sont conformes au plan.

Un répertoire national des archives de données scientifiques du MPO sera maintenu. Chacun des centres de données désignés sera responsable de maintenir et de mettre à jour le répertoire des archives. Le SDMM sera responsable de maintenir des liens nationaux entre tous les répertoires de données et l'infrastructure afin de s'assurer que les répertoires soient accessibles à l'échelle du pays.

Les Secteurs Sciences et Océans du MPO doivent poursuivre l'acquisition de données scientifiques pertinentes auprès d'autres sources nationales ou internationales lorsque ces données permettent d'atteindre les objectifs du Ministère. Ceci doit être fait de façon transparente et ouverte et les droits et obligations du MPO doivent faire l'objet d'un accord entre toutes les parties concernées et être approuvés par le CNDS.

Les données scientifiques ayant un aspect légal contraignant leur diffusion, qu'elles aient été recueillies par le MPO ou soumises par des tiers, seront conservées de façon appropriée sous leur forme originale. Si des données confidentielles sont soumises par des tiers, elles doivent être accompagnées d'une lettre des tiers indiquant leur aspect confidentiel. De plus, le gestionnaire des données responsable de cet ensemble de données doit désigner les données comme étant « Protégées – Information d'un tiers ».

Les Secteurs Sciences et Océans du MPO élaboreront un programme national de sauvetage des données afin de localiser et de préserver les données scientifiques qui sont précieuses à l'égard des programmes ministériels et qui peuvent être perdues.

Les centres de données de Sciences et Océans géreront leurs données et desserviront les utilisateurs de façon efficace en tirant pleinement avantage de la technologie actuelle, au besoin, dans le cadre existant des Services informatiques.

Les Secteurs des Sciences et des Océans géreront leurs données de façon conforme à la Loi sur l'accès à l'information et la protection des renseignements et aux exigences relatives à la documentation de l'emplacement, du statut et de la disponibilité des données tout en se conformant aux bonnes pratiques de gestion des données. Lorsque les données scientifiques sont demandées en vertu de la Loi, les responsables du SDMM ou le Directeur régional responsable des Sciences/Océans doit fournir les données au secrétariat d'AIPRP de l'Administration centrale et informer l'AIPRP de la confidentialité des données (ainsi que le motif de la confidentialité) ou informer l'AIPRP que les données peuvent être divulguées.

Un groupe de travail national permanent sur la gestion des données comprenant des représentants des Régions et des Secteurs ainsi qu'un président provenant du SDMM sera mis sur pied et relèvera du SMA des Sciences et du SMA des Océans. Le SDMM exercera la fonction de secrétariat pour le groupe. Le groupe étudiera chaque année les activités relatives à la gestion des données, le rendement de l'année antérieure en fonction des prévisions et définira les tâches et les jalons pour l'année à venir. Le SDMM aura la responsabilité de présenter un rapport sur le statut de la gestion des données scientifiques au SMA des Sciences et au SMA des Océans ainsi que de faire des recommandations pour corriger toute lacune qui empêcherait la politique d'atteindre ses objectifs.

Les Directeurs régionaux des Sciences et des Océans seront responsables de mettre en oeuvre la politique et de s'assurer qu'elle est respectée. Les questions et les préoccupations intérrégionales et intersectorielles seront traitées par le SMA des Sciences et le SMA des Océans, s'il y a lieu.

Pour plus de renseignements à propos de cette politique ou sur l'accès des données scientifiques, communiquez avec :

Directeur, Direction du service des données sur le milieu marin
W12082 - 200 rue Kent
Ottawa, Ontario, Canada, K1A 0E6
Téléphone : 613-990-0265
Télécopieur : 613-993-4658
Courriel : isdm-gdsi@dfo-mpo.gc.ca